Штатное расписание. унифицированная форма т-3

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

  1. Наименование бумаги и дату ее составления.
  2. Наименование компании.
  3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
  4. Срок действия выписки.
  5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника

Как утвердить «штатку»

Для того, чтобы штатное расписание стало действующим, необходимо его утвердить. Это можно сделать с помощью приказа об утверждении штатного расписания.

Его подготавливают специалисты и подписывает руководитель организации. Форма данного распоряжения не регламентируется. Чаще всего применяется фирменный бланк, на котором в свободном виде излагается содержание распоряжения.

В нем должны обязательно присутствовать дата, начиная с которой происходит вступление документа в силу. Эта дата может совпадать с датой приказ на утверждение, а может от нее отличаться.

Главное условие при этом, что дата приказ должна быть ранее и равна дате вступления его в силу. Запрещается производить ввод штатного расписания задним числом.

Предприятие может работать по принципу, когда сначала каждого года происходит присвоение документам новых номеров, то есть в новом году нумерация всех документов происходит с 1.

Данная ситуация удобна, когда на предприятии регулярно происходит внесение изменений в штатное расписание.

Внимание! Новое штатное расписание может сменять ранее изданное старое. Тогда в приказе на утверждение нового акта должна присутствовать информация о признание старого документа недействительным с даты ввода утверждаемого расписания.

Особенности составления штатного расписания и образец

В бланке в графе структурного подразделения должны присутствовать следующие сведения:

  • наименование должностей, разрядов, квалификаций;
  • количество единиц в штате;
  • тарифные ставки (оклады сотрудников) в рублях;
  • какие виды надбавок применяются (например, наличие ученой степени, режима работы, ответственности и т.п.);
  • другие примечания.

Поскольку в ТК РФ нет конкретного требования к форме бланка ШР, то ООО вправе:

  • применить рекомендованную стандартную форму Т‑3;
  • разработать собственную форму ШР, исходя из потребностей.

Унифицированная форма Т‑3 составляется в 3 экземплярах с использованием бумажных листов формата А4.

В ШР не указываются конкретные фамилии сотрудников, а только должности и оклад. Работники назначаются на должность приказом руководителя уже после утверждения ШР.

Обязанность по разработке и внесению сведений в ШР по квалификационному справочнику должностей лежит на экономисте. Однако, не во всех ООО предусмотрена эта должность, поэтому часто эту обязанность возлагают на бухгалтерию или кадровика. В компаниях, где нет штатного бухгалтера, работу по составлению ШР передают сотрудникам на аутсорсе.

ШР официально утверждается и подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, и вводится в действие приказом. Изменения в ШР также оформляются приказом.

Должности вносятся в порядке подчиненности — начиная с высшей должности и заканчивая младшей в именительном падеже.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2021 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа — согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Как ее оформить

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

  • в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
  • заголовок, обозначающий вид документа;
  • дата выпуска документа;
  • номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
  • срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
  • основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
  • подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

, чтобы прочитать.

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

  • наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
  • код ОКПО;
  • номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
  • дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
  • срок действия (для штатного расписания обычно год);
  • дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

  1. Наименование структурного подразделения. Для государственных предприятий обязательно соблюдение нормативов наименований. Наименования некоторых подразделений являются показателем для льгот, которые могут получить работники определенных профессий при выходе на пенсию.Для коммерческих структур позволительно не придерживаться нормативов в наименовании подразделений, но желательно не использовать слова иностранного происхождения.

  2. Код подразделения. Присваивает организация. Коды должны отражать иерархию подразделений: цехов, отделов и групп.
  3. Должность. В государственных организациях колонка заполняется в соответствии с классификаторами специальностей. Коммерческим организациям можно использовать свои наименования, но рекомендуется также пользоваться справочниками. Как правило, внутри одного отделения список должностей выполняется в иерархическом порядке. Наименование должности в штатном расписании должно совпадать с наименованием ее в трудовом договоре.
  4. Количество штатных единиц. Для бюджетных организаций эта цифра является расчетной. Коммерческие опять же имеют свободу в том, сколько работников назначать для того или иного структурного подразделения. Подразумеваются не конкретные люди, а степень необходимости штатной единицы, поэтому в этой колонке могут быть указаны не целые числа, а доли с шагом 0,25.
  5. Тарифная ставка или оклад. Месячная зарплата в рублях. Определение оклада или тарифной ставки регламентируется Трудовым кодексом РФ, статьи 129, 133. Не допускается указание в пятой колонке диапазона заработной платы. Указывается основная ставка. Для отражения изменений размера заработной платы в течение срока действия штатного расписания используются следующие колонки.

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах (пользуйтесь сервисом procentov-ot-chisla.ru). В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

  • определенные (вредные) условия труда;
  • нестандартный режим работы;
  • системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
  • нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно. Возможно вам так же пригодится пример написания и назначение служебной записки, а так же ответы на вопросы по стажировке на рабочем месте.

К чему обязывает ТК РФ работодателя? Права и обязанности сторон.

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Например, у вас есть офис и магазин. В офисе работают админработники, бухгалтер, менеджеры, обслуживающий персонал, в магазине — торговый персонал, управляющий, продавцы и т. п. Все должности распределяете по структурным подразделениям (офис, магазин), определяете, сколько работников по каждой должности вам надо. Всё это следует прописать в штатном расписании.

Без штатного расписания не обойтись, если решите провести сокращение (). Ведь только в нём прописаны все должности, и на его основании решают, какие из них сокращать, и потом оформляют документы.

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

  1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже

Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Этапы заполнения штатного расписания в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

В первую очередь следует активировать возможность составления штатного расписания. Для этого в закладке «Настройка» выбирается окно «Кадровый учет», затем — «Настройка штатного расписания». Здесь устанавливается значок «Ведется штатное расписание». В этой же категории настроек делается выбор в пользу сохранения истории изменений. После выполнения этой манипуляции введение изменений в штатное расписание в утверждающем документе будет невозможно. Для корректировки информации понадобиться создание документа «Изменение штатного расписания». Под каждым пунктом настроек есть пояснительный функционал, который позволяет избежать ошибок.

После заполнения всех настроек кликаем «Применить и закрыть», заходим в раздел «Кадры». Выбираем подраздел «Штатное расписание», в котором можно вводить и утверждать документ. Мы рассмотрим вариант сохранения истории корректировок, для изучения пункта «Изменения штатного расписания». Для начала выбираем кнопку «Создать», появляется меню, в котором следует выбрать «Утверждение штатного расписания».

Нажимая на «Добавить позицию» заполняется каждая из строк таблицы. В этой части документа обозначают подразделение предприятия, число ставок, зарплату, рабочий график. Далее документ проводят и выводят на экран в виде приказа для утверждения или унифицированной формы Т-3 посредством кнопки «Печать».

После этих манипуляций определенные поля будут заполняться автоматически при работе со вкладкой «Прием на работу».

Для внесения других, обновленных данных при создании документа «Изменение штатного расписания» используются основные кнопки:

«Добавить позицию» — можно внести новую штатную единицу, строка при этом будет иметь зеленый цвет.

  • «Изменить позицию» — применяется для изменения суммы оклада, количество ставок, график позиции, которая была ранее создана. Изменения выделяются синим цветом.
  • «Закрыть позицию» — нажимать для сокращения. Внесенные изменения выделяться красным цветом.

Печать приказа о внесении изменений в штатное расписание возможна после того, как документ проведен в программе.

Чтобы увидеть действующее штатное расписание, необходимо в разделе «Кадры» выбрать подраздел «Штатное расписание». Анализ соответствия штатного расписания с наличием доступных штатных единиц возможен после создания соответствующих отчетов в разделе «Кадры».

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Учёт полисов ОСАГО и КАСКО в 1С: Бухгалтерии 8
Больничный во время отпуска в 1С:ЗУП 3.1

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

  • Фонд социального страхования;
  • Пенсионный фонд;
  • налоговые органы;
  • трудовую инспекцию;
  • суд.

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

  • в налоговую службу;
  • в трудовую инспекцию;
  • в Пенсионный фонд;
  • в Фонд социального страхования;
  • в комиссию по организации тендерных мероприятий;
  • при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

  • наименование предприятия,
  • номер и дату составления приказа,
  • основание для него,
  • полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Внесение изменений в штатное расписание

После утверждения документа и вынесения приказа о нем, штатное расписание вступает в силу.

Но в рабочем процессе могут быть различные ситуации, поэтому нередко компаниям приходится вносить поправки в ШР еще до окончания действия акта.

Любые изменения в составе должностей, количестве сотрудников, а также уровне заработной платы либо надбавках обязательно должны фиксироваться в документе, причем сделано это должно быть по определенному алгоритму, установленному российским законодательством.

Для этого имеется 2 способа:

  1. Составляется новое штатное расписание, которое проводится по всем процедурам.
  2. Меняется содержание уже имеющегося документа.

Для некоторых ситуаций, к примеру, когда нужно изменить размер окладов для определенной должности либо вовсе исключить какую-либо профессию из списка, лучшим вариантом будет составление нового штатного расписания.

Все изменения должны быть подтверждены соответствующими приказами, как и создание нового локального акта. Стоит заметить, что в том случае, когда формируется нового штатное расписание, обязательно меняется его номер на тот, что идет следующим по порядку.

Частой причиной для внесения изменений в ШР является исключение определенной должности. Это возможно в том случае, когда руководителем уже издан приказ о сокращении персонала.

Влияющим фактором для удаления должности может быть кризисная ситуация либо реорганизация производства. После внесения изменений в штатное расписание создается акт о проведении мероприятия по сокращению количества сотрудников на предприятии. С этим документом должен быть ознакомлен каждый, кто попадает под сокращение.

Введение новой должности в компании тоже имеет ряд особенностей. Тут необходимо составить приказ о создании нового места, сделать все необходимые изменения в документе, не меняя его полностью, а после разработать должностную инструкцию для новых работников.

Все данные, которые вносятся в бланк штатного расписания, должны быть тщательно проверены и правильно указаны. В противном случае можно столкнуться с проблемами при проверке документации контролирующими органами.

За нарушение составления ШР предусмотрен штраф до 5000 рублей для физических лиц и до 80000 для юридических лиц.

Что собой представляет выписка

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учету труда и его оплаты».

На заметку. Зачастую нет необходимости разрабатывать индивидуальную форму штатного расписания, потому что унифицированная форма Т-3 ёмко вмещает в себя всю необходимую информацию о кадровом составе организации или индивидуального предпринимателя.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.

Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.

Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.

Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.

Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.

Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.

Оклад или тарифная ставка

Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75)

Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).

Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.

Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

Справка. При установлении надбавок в процентах от оклада или сдельной оплате труда высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этой ситуации в графе проставляется прочерк.

Информация о вакантности рабочего места указывается в виде сноски после таблицы.

Код по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций, который присвоен органом государственной статистики и прописан в информационном письме.

Примечание. Предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации.

Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

  • Скачать бланк примера штатного расписания ООО
  • Скачать образец примера штатного расписания ООО

КАК СОСТАВИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений, должностей служащих и профессий рабочих с указанием, при необходимости, специальности и квалификации (как к должностям, так и к профессиям);

• сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде (бюджете) заработной платы.

Поскольку инспекторы ГИТ при проведении контрольных мероприятий практически всегда запрашивают штатное расписание организации, рассмотрим некоторые нюансы подготовки штатного расписания.

Структура организации

В штатном расписании отражается структура организации, включая все ее подразделения, включая обособленные структурные подразделения (далее — ОСП), в том числе филиалы и представительства.

Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

3 Пункт 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81.

См. Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п.

По заключению Минюста РФ от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» не нуждается в государственной регистрации, а следовательно, не является нормативным документом.

См., например, Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 17.02.2016 по делу № 33-1282/2016.

Утверждение штатного расписания и внесение изменений

После того, как готов проект штатного расписания и учтены все перечисленные нюансы, его нужно утвердить.

Для этого издается приказ по основной деятельности. Все данные о нем позже будут внесены в штатное расписание.

Приказ отражает факт утверждения штатного расписания, срок его введения в действие, размер штата. Его подписывает непосредственный руководитель компании или лицо, которому эта возможность делегирована. Следующий этап — фиксирование в журнале регистрации приказов с присвоением регистрационного номера.

После этого он вместе с расписанием отправляются на хранение (в случае с расписанием — на постоянное, а с приказом — на 75 лет).

Несколько слов о внесении изменений. Если срок действия штатного расписания еще не закончен, а они требуются немедленно, нужно издать соответствующий приказ, в котором указать все требуемые корректировки. Только после этого можно вносить исправления.

Даты вступления в силу приказа об изменении и самих изменений обычно не совпадают. Особенно если корректировки касаются оклада.

Так происходит, поскольку изменения штатного расписания часто сопровождаются изменениями в трудовых договорах. Они же требуют от руководства соблюдения сроков уведомления подчиненных и получения их согласий.

Ознакомление штатной единицы с приказом о внесении изменения в штатное расписание не равносильно его согласию на корректировки трудового договора.

Пример из практики. Изменения штатного расписания затрагивают оклад некоторых членов коллектива. Как правильно все оформить?

Во-первых, о таком нужно предупредить людей за 2 месяца минимум. Только потом можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором упоминаются должности, новые оклады и время вступления корректировок в силу.

Затем ответственных за изменение трудовых договоров лиц (чаще всего — сотрудников отдела кадров) знакомят под роспись с приказом.

Следующим шагом станет заключение с упомянутыми в приказе работниками допсоглашений

В них важно отразить не только факт изменения оплаты труда, но и причину (ст. 22 и 132 ТК РФ)

Руководитель может уменьшить оплату труда в одностороннем порядке. Так гласит ст. 74 ТК РФ. Но такое решение является скорее исключительным, чем широко распространенным, потому что влечет за собой сложную процедуру согласования с коллективом.

А вообще стоит прописать процедуру внесения исправлений в инструкции по делопроизводству. При этом следует указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Как правильно составить штатное расписание: разработка

Для того чтобы правильно составить штатное расписание, ответственное лицо должно использовать форму Т-3. Она считается унифицированной, поэтому подходит для всех организаций, но при необходимости ее можно расширить и дополнить. Подобные доработки и изменения в документе проводятся только по определенным правилам.

В стандартном штатном расписании необходимо указать полное название организации ее принадлежность к тому или иному виду деятельности.

Эти данные должны совпадать с информацией, которая прописана в учредительных документах.

Далее указывается код ОКПО фирмы и порядковый номер документа. Нумерация большой роли не играет.

Чаще всего используется просто цифра 1. Но, если расписание уже менялось и это не первый документ такого типа в компании, стоит выбрать другой номер.

В бланке штатного расписания необходимо указать дату его составления, а также период действия документа. Чаще всего бумага составляется на 1 год, а после составляется заново, но уже с учетом всех возможных изменений. Верхняя часть документа тоже содержит данные об утверждении штатного расписания. Это очень важная процедура, которая обязательно подтверждается приказом руководства. Поэтому необходимо не просто заполнить бланк Т-3, но и составить приказ о штатном расписании, а после внести в шапку расписания всю необходимую информацию.

Далее заполняется таблица документа, расположенная в середине бланка. Тут необходимо действовать четко по образцу, так как при заполнении должностей могут возникнуть определенные сложности. Все дело в том, что название профессий берется из Единого справочника должностей (ЕКСД). Поэтому нужно быть внимательным и сверять всю информацию с ЕКСД.

В каждой строке указывается определенная должность, ее код, а также количество сотрудников, трудоустроенных по этой профессии.

Далее в строке прописывается сумма заработных плат и возможные надбавки, если они предусмотрены для определенной должности.

Речь идет именно о постоянных дотациях либо премиях, а не о тех компенсациях, которые выдаются сотрудникам время от времени либо при наличии определенных условий.

На заключительном этапе, документ визируется и составляется приказ о вступлении ШР в действие

Шаблон можно при необходимости расширить, чтобы подогнать его под потребности своей формы предпринимательской деятельности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector