Для чего необходимо рассчитывать среднегодовую численность работников?

Как посчитать среднюю численность работников за год

В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой средняя численность работников за год, как ее рассчитать, и где она используется. Рассматривая отчеты по сотрудникам, бухгалтер встречается с разными статистические понятиями, среди которых поименована «средняя численность».

Средняя численность – более содержательный и емкий показатель в сравнении со среднесписочной, так как включает в себя три элемента: среднесписочная численность служащих; средняя численность лиц, совмещающих трудовые функции на нескольких разных предприятиях и численность тех работников, которые заключили с фирмой подрядные договора (следует из п. 77 Приказа N 498).

Как посчитать среднюю численность работников за год

Как узнать, может ли бизнесмен продолжать использовать патентную систему, где средняя численность не должна превосходить отметку в 15 человек (п. 5 ст. 346.43 НК РФ)? Порядок расчета средней численности содержится в Приказе Росстата N 498 от 26.10.2015 года, где для каждой формы отчетности (П-1, П-2, П-3…) представлены указания по заполнению.

Для того, чтобы посчитать среднегодовую численность работников, необходимо обратиться к алгоритму Приказа N 498, где подробно изложен порядок нахождения каждого компонента: какие категории входят, какие следуют исключить, как найти показатель за определенный период с условными примерам расчета и др.

• Пункты 78-81 – нахождение среднесписочной численности;
• Пункт 82 – нахождение средней численности работников, совмещающих должности в нескольких фирмах;

Пункт 83 – нахождение численности работников-подрядчиков.

Для чего нужна средняя численность?

На практике для целей статистики и налогового учета требуется рассчитать показатель среднесписочной численности. В каких случаях необходима средняя численность? Рассмотрим таблицу 1.

Таблица 1. Случаи расчета средней численности

Формула расчета средней численности за год

Расчету средней численности за годовой период предшествует нахождение средней численности за каждый месяц. Формула для нахождения среднегодовой численности работников следующая:

СЧ(год) = (СЧ1+СЧ2+…+СЧ12) / 12, где

СЧ1…n – средняя численность за каждый месяц.

* Округляем полученный показатель до целого числа.

А средняя численность = СПС (списочная) + СЧ _вс (внешних совместителей) + СЧ _гпд (подрядчиков).

Разберем расчет среднегодовой численности на примере.Предположим, что средняя численность компании N. за январь-март месяцы составила 30 человек, апрель-август – 25 человек, а с сентября по декабрь – 31 человек. Средняя численность за год будет (30*3+25*5+31*4) / 12 = (90+125+124) / 12 = 339/12 = 28,25 = 28 (округляем по правилам).

Аналогичным образом находится среднегодовая численность за другой период (квартал, полгода), делением суммы на количество входящих в период месяцев. Теперь, зная, как считается средняя численность работников за год, вы сможете предоставить отчетность, которая обеспечит правильность расчета налоговых платежей, должное применение спец. налоговых режимов и достоверные числовые значения в отчетности.

Как производятся расчёты

Так как среднесписочная численность входит в качестве составной части в среднюю численность, в первую очередь требуется вычислить именно среднесписочную. Среднесписочная численность определяется на основе средней численности для определённого месяца, которую делят на число дней в месяце.

При этом стоит иметь в виду, что некоторые категории сотрудников, входящие в списочную численность, исключаются из неё при вычислении среднесписочной. Есть и категории, которые, напротив, включаются в среднесписочную численность, хотя в списочной их не учитывают.

Далее средняя численность определяется прибавлением к среднесписочной двух других компонентов.

Среднесписочная

Определение среднесписочной численности выполняется для промежутков от месяца (минимальный) до года (максимальный).

Прежде всего, устанавливают списочную численность для сотрудников организации.

В рабочие дни в такую численность включают всех сотрудников, которые работают в организации на основании трудового договора, прибавляя к ним и персонал, который отсутствует на рабочем месте вследствие нетрудоспособности временного характера при условии оформления ими больничных листов. Также учитывают лиц, отправленные в различные отпуска и служебные поездки.

Кроме того, в расчёт принимают:

• лиц, работающих на дому в соответствии с трудовым договором;
• работников, получивших выходной на основании работы в выходные или праздничные дни;
• сотрудников, отправленных в учебные отпуск, при условии начисления им за этот период заработной платы либо в полном, либо в частичном объёме.

При этом сотрудники, которые работают в организации неполное время, учитываются в соответствующий день в пропорции к отработанным часам.

При этом существует ряд категорий, относящихся к списочной численности, которые при этом не включаются в расчёт среднесписочной:

• внешние совместители, имеющие основное место работы в иной организации;
• сотрудницы, которые ушли в отпуск либо период беременности и родов либо на время ухода за ребёнком;
• лица, которым предоставлен учёбный отпуск без оплаты;
• сотрудники, для которых установлена неполная занятость, включая как неполный рабочий день, так и неполную неделю;
• сотрудники, которые работают в организации на основании гражданско-правового договора.

С другой стороны существует и категория, которая не включается в списочную численность, однако при расчёте среднесписочной их, напротив, надо учитывать. Это работники, которые трудятся в организации на основании договоров специального характера, заключённых с государственными учреждениями. К ним относятся лица, находящиеся в местах лишения свободы или служащие в вооружённых силах. Работники, относящиеся к такому контингенту, во все дни, когда они были на рабочем месте, учитываются, как единица и прибавляются к списочной численности.

В выходные дни, равно как и в праздники, в качестве списочной численности рассматривают показатель, установленный для предыдущего рабочего дня перед этим нерабочим.

В частности, если сотрудник был уволен в пятницу, то для следующих за ней субботы и воскресенье он ещё учитывается в списочной численности.

Вышеописанным образом определяется списочная численность для всех дней по отдельности.

Далее требуется для каждого отдельного календарного месяца сложить показатели списочной численности, определённые для всех его дней, включая выходные и праздники. Вслед за этим требуется эти величины разделить на число дней в месяце, то есть либо на 30 или на 31, исключая февраль, где делителем станет число 28 или 29. Частное и будет среднесписочной численностью для месяца.

Вычисление среднесписочной численности за год либо квартал или полугодие, либо за иное число месяцев осуществляется путём сложения величин среднесписочной численности для соответствующих календарных месяцев и последующего деления на их число. Полученный итог необходимо округлить до целого числа, отбросив дробь, если она менее 0,5 и прибавив единицу, если она превосходит 0,5.

Методы исчисления среднесписочной численности

ССЧ предприятия можно рассчитать, используя один из двух методов расчета:

• прямой;
• упрощенный;

Рассмотрим оба этих способа на примере ООО «Гарант».

Все работники ООО «Гарант» приняты на полный рабочий день. В мае 2015 года ими отработан:

4 х 19 + 8 х 17 + 4 х 10 : 8 = 31,5 чел/дней

31,5 : 18 = 1,75 чел.

Упрощенный метод

Коваленко С.А. 4 : 8 = 0,5 человек

Кощеев О.Ж. 8 : 8 = 1 человек

Горбунов Н.И. 4 : 8 = 0,5 человек

0,5 х 19 + 1 х 17 + 0,5 х 10 = 31,5 чел/дней

31,5 : 18 = 1,75 чел.

Для расчета ССЧ может применяться наиболее подходящий для каждой конкретной организации способ.

Среднесписочная численность: понятие и черты

Определение ведется в пределах минимум месяца и максимум года. Для начала следует установить списочную численность для работников.

В будние дни такая численность будет включать всех, кто работает на предприятие через трудовой договор. Затем прибавляется персонал, который из-за своей нетрудоспособности не смог присутствовать на рабочем месте. Нетрудоспособность должна иметь временный характер. Если она связанна с состоянием здоровья, то работник должен иметь больничный лист для предоставления его в отдел кадров. При расчете также включаются лица, которые находятся в служебной поездке или отправлены предприятием в отпуск.

Помимо этого стоит учесть, что в расчет берут:

• Лица, которые на основании трудового договора работают в домашних условиях.
• Персонал, получивший выходной, вследствие выхода на работу в выходной или праздничный день.
• Работники, которых направили в отпуск связанный с обучением и повышением квалификации. Их учитывают только в том случае, если идет начисление полной заработной платы или определенной части.

Учет сотрудников, которые работают на предприятие неполное время, ведется из расчета соответствующей пропорции, где рабочий день сопоставляют к отработанным по факту часам.

Стоит также помнить, что есть ряд категорий, которые относят к списочной численности, но не применяются в расчете среднесписочной:

• Работники по совместительству, где основное место работы числиться на другой фирме.
• Персонал женского пола, ушедший на больничный по беременности или в отпуск по уходу за ребенком.
• Лица, находящиеся в неоплачиваемом отпуске на период обучения.
• Лица с установленной неполной занятостью. Сюда входит неполный день или неполная неделя.
• Персонал, чья работа базируется на гражданско-правовом договоре.

Далее для определения среднесписочной численности за месяц складываются показатели списочного количества за отдельный календарный месяц. Сюда входят также выходные и праздники. Эти значения делятся на количество календарных дней в месяце.

Для года, квартала и полугодия необходимо сложить величины среднесписочной численности интересующих месяцев и поделить на их количество. Итог округляется до целого числа по математическим правилам.

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Другие ситуации

Число зарегистрированных по всем правилам внешних совместителей устанавливают точно так же, как и численность служащих, отработавших неполный рабочий день.

Рабочих, с которыми предприятие заключило договор на гражданско-правовой основе, то есть договор подряда на оказание определенных услуг, проводят в учетных записях за каждый отработанный день, отмечая их в виде целых единиц. При этом время выплаты денежного довольствия в расчет не берется.

Таких служащих организации в среднюю списочную численность никогда не включают. Не включают в среднесписочную часть и индивидуальных предпринимателей, ранее заключивших с предприятием договор. Но все эти лица включаются в среднюю списочную часть сотрудников.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Формула расчета:

• V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
• ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
• ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
• КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет численности персонала на примере
 В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
 Данные такие:
 V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
 ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
 ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
 КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
 Считаем:
 1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
 Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Пошаговый расчет

Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.

Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.

В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.

Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:

• работники на договорах ГПХ;
• внешние совместители;
• учредители организации, которые не получают зарплату;
• адвокаты и пр.

Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.

Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:

12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.

Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.

Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:

Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.

При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.

Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.

Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.

Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.

Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:

(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:

232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.

Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем

Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:

1. Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
2. Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.

Вернемся к нашему примеру с ООО «Пересвет». Списочная численность работников компании на 30 ноября составляет 9 человек. Двое сотрудников работают на неполной ставке: по 2 и 6 часов в день.

Сначала узнаем количество человеко-дней за ноябрь:

2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч = 21 чел.-день

Теперь посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:

21 чел.-день / 21 день = 1 чел.

Шаг 4. Рассчитать среднесписочную численность работников за месяц

Для этого необходимо сложить численность сотрудников с полным и неполным рабочим временем за этот период. Дробный показатель нужно округлить до целого значения.

На предыдущем примере это выглядит так:

7,73 чел. + 1 чел. = 8,73 чел. (округляем до 9 человек).

Шаг 5. Как рассчитать среднесписочную численность.

Здесь нужно использовать формулу:

Среднесписочная численность сотрудников за год = Сумма среднесписочной численности за все месяцы в году / 12 месяцев.

Для определения численности работников за первый квартал, необходимо сложить показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично численность определяется за полугодие и 9 месяцев.

Списочная численность

Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходимо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:

• работников, оформленных по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
• собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.

Причем учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-то причинам:

• пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
• находящихся в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
• не явившихся на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
• не явившихся на работу из-за выполнения государственных и общественных обязанностей (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
• принятых на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятых на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся работники, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени: в возрасте до 18 лет; занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; работники – инвалиды I и II групп;
• принятых на работу с испытательным сроком;
• надомников (они учитываются за каждый календарный день как целые единицы);
• сотрудников, имеющих специальные звания;
• направленных с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
• временно направленных на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• студентов и учащихся образовательных учреждений, работающих в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
• обучающихся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящихся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• обучающихся в образовательных учреждениях и находившихся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работников, поступающих в образовательные учреждения, находившихся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством;
• находившихся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
• имевших выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• получивших день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
• находившихся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• принятых для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• находившихся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
• находившихся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
• принимавших участие в забастовках;
• работавших вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и гражданско-правовые договоры;
• иностранных граждан, работавших в организациях, расположенных на территории России;
• совершивших прогулы;
• находившихся под следствием до решения суда.

Необходимость составления структуры и штатной численности

Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах

Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения

Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению.

Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании. К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.

Одним из важных документов, определяющих структуру компании – является штатное расписание, на основании которого осуществляется прием сотрудников в компанию. Он же регламентирует и заработную плату по каждой должностной единице.